Das Mahnverfahren in 12 einfachen Schritten

Los geht’s:

1. Angebot

• Sie haben dem Kunden ein Angebot zukommen lassen
• Der Kunde hat den Auftrag erteilt
• beides fand idealerweise schriftlich per Post, Fax oder wenigstens E-Mail statt

2. Rechnung

• Rechnung mit Nummer und Datum wurde versendet
• Sie haben eine Leistung erbracht und diese berechnet.
• Keine Pflicht, aber idealerweise gab es vorher ein Angebot, dass der Kunde vor Auftragsbeginn unterschrieben hat.

3. Zahlungserinnerung

• ca. 2 Wochen vor Fristende
• kann man machen, muss man aber nicht
• bspw. einfach: Original Re nehmen mit Stempel: Zahlungserinnerung, Datum
• per E-Mail, Fax oder Post möglich

Das Mahnverfahren beginnt

4. Mahnung

1. Angabe von Re, Datum, Betrag, Fristsetzung von 7 Werktagen
2. Aufforderung zur Rückmeldung, falls der Schuldner die Re/Mahn für nicht gerechtfertigt hält
3. Text, dass der Schuldner die Re akzeptiert, sollte er sich nicht bis Frist dazu äußern
4. Mahnung als persönliches Einschreiben versenden

5. Mahnungsfrist verstrichen

Ist die Frist verstrichen, so geht es rein rechtlich sofort weiter mit Punkt (6). Vielleicht lesen sie aber auch noch die:

6. Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids

Sie haben sich für einen umfangreichen bürokratischen Weg entschieden. Ab nun gilt es, alles genauestens zu dokumentieren. Der gesamte Geschäftsverlauf sollte nun in einem Ordner zusammengetragen werden. Alle Unterlagen von Punkt (1) bis hierhin. Über alle zukünftigen Abläufe empfiehlt es sich, in einer einfachen Textdatei Protokoll zu führen mit Datum, Thema, Ereignis, Name des Gesprächspartners (bei Telefonaten).

Denn sollte es tatsächlich so weit kommen, dass die Sache vor Gericht landet, können Sie den gesamten Verlauf schlüssig vorlegen. Dem Gericht wird das gefallen.
Außerdem können Sie nun alle für das Mahnverfahren notwendigen Auslagen, die Sie belegen können, geltend machen sowie ab Zeitpunkt der Rechnungsstellung Verzugszinsen beanspruchen.

1. Archivierung aller Belege
   • kompletter Schriftwechsel
   • alle Rechnungen/Quittungen
   • Liste mit allen Kostenaufstellungen mit Datum
2. Mahnantrag online ausfüllen, als PDF speichern und an das AG ihres Bundeslandes (ergibt sich im Online Formular) versenden
   • das Original: https://www.online-mahnantrag.de
   • weitere Anbieter: www.judico.de > http://www.letzte-mahnung.de/
3. Alternativ: Formular im Schreibwarenladen beschaffen > Quittung aufbewahren.
4. Antrag an das Amtsgericht senden
   • online mit elektronischer Signatur möglich oder Ausdruck per Post
   • Später zuständig ist das Amtsgericht des Schuldners (wie man das herausfindet ergibt sich aus Punkt 8C1) Der Antrag geht jedoch immer an das Amtsgericht des Bundeslandes, in dem sie den Antrag stellen (für NRW bspw.: AG Hagen).
   • Nicht vergessen auch ein Exemplar für den eigenen Ordner abzulegen.

7. Bestätigung vom Amtsgericht

schon eine Woche später sollte sich das Amtsgericht mit einer KOSTENFORDERUNG melden. Die Höhe ist abhängig von der Forderung. Bei einer Forderung von 1.000 € beträgt sie bspw. 32,00 €, jenseits der 5.000 € fallen 82,50 € an (Stand 2019). Einen schnellen Überblick der Kosten nach Streitwert vermittelt die Tabelle auf der kommerziellen Seite mahnbescheide.de individuell ausrechnen lassen sich die Gebühren auf der offiziellen Seite mahngerichte.de (Update: Stand Okt. 2023 ist diese Webseite nicht mehr erreichbar).

1. Kostenforderung unverzüglich bezahlen
2. nach Geldeingang mahnt das Amtsgericht den Schuldner mit Frist von 2 Wochen
3. Der Schuldner kann nun:
   1. bezahlen,
   2. Widerspruch einlegen, mit oder ohne Begründung,
   3. oder ignorieren
4. Sie erhalten vom Amtsgericht eine Zustellnachricht
   darin ist auch festgesetzt, ab wann sie einen VB-Antrag einreichen können (2 Wochen).

8. Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids

Der Beklagte hat nun entweder kalte Füße bekommen und gezahlt, dann geht es weiter bei 8.A
oder er hat überhaupt nicht reagiert, dann 8.B
oder er hat Widerspruch eingelegt, dann 8.C

1. Der Beklagte hat gezahlt. Der Rechtsstreit wird beendet.
   • Darauf achten, dass auch die Zinsen und entstandenen Kosten beglichen wurden
   • Ggf. Gerichtskosten dem Beklagten gesondert in Rechnung stellen.
2. Der Schuldner hat nicht bezahlt und keinen Widerspruch geleistet
   1. Nach Ablauf der Frist erhalten sie das Formular vom Amtsgericht (ihres Bundeslandes)
   2. VB-Antrag ausfüllen
   3. Geschäfts-Briefbogen, auf dem sie die Zwangsvollstreckung beantragen mit Angabe von:
      • Datum zu dem der Betrag noch nicht beglichen wurde
      • Betrag der Forderung
   4. Bestätigung vom Amtsgericht ca. 1 Woche später
3. Widerspruch des Schuldners
   1. Der Schuldner kann mit oder ohne Begründung Widerspruch einlegen.
   2. Sie erhalten Nachricht vom AG (ihres Bundeslandes) mit Gerichtsgebühr
      (bei 1.000 € Forderungshöhe bspw. 59,- € (Stand 2019), vorab ermittelbar unter mahngerichte.de
      In diesem Schreiben wird das zuständige AG (Amtsgericht) für den Klagefall aufgeführt!
   3. Gerichtsgebühr unverzüglich bezahlen
   4. Bestätigung nach Zahlungseingang vom AG (ihres Bundeslandes).
   5. Es folgt nun die Übergabe an das Prozessgericht = Amtsgericht des Schuldners

9. Klageschrift

Aufforderung zur Klageschrift

1. Klageschrift formulieren
   • kann man selber machen (Vorlage siehe unten)
   • oder beim heimischen Amtsgericht in der Rechtsantragstelle
2. Klageschrift an das Amtsgericht des Schuldners senden
   (übernimmt Ihr Amtsgericht, wenn es über die Rechtsantragstelle lief)

• Dreifache Ausfertigung! Die Klageschrift muss in dreifacher Ausfertigung verschickt werden. 1 x für das Gericht, 1 Kopie für das Gericht, 1 Kopie für den Schuldner. Nicht vergessen: 3 x unterschreiben!

10.1 Klageverfahren

1. Es erfolgt ein »schriftliches Vorverfahren«. Der Schuldner kann nun wieder binnen 2 Wochen Frist Widerspruch einlegen.
2. Bei erneutem Widerspruch geht die Sache vor Gericht. Weiter bei Punkt (10.2)
3. ohne Widerspruch erfolgt ein vorläufiges Versäumnisurteil, welches auch der Beklagte erhält. Wurde die Zustellung quittiert, erhalten sie wenig später die »vollstreckbare Ausfertigung«; diese behält 30 Jahre Gültigkeit!
4. Wieder muss (angeblich) 2 Wo gewartet werden, dann können sie vollstrecken
5. Kostenfestsetzungsantrag: Erstattung der Gerichtsgebühren
   da ohne Widerspruch das Klageverfahren für sie positiv ausgefallen ist, können sie außerdem einen Kostenfestsetzungsantrag stellen, mit dem sie Ihre Gerichtsgebühren erstattet bekommen:

• Schriftstück frei verfasst mit Forderungsanspruch auf Gerichtskosten oder besser noch: Formular von Justiz-Online NRW runterladen.
• Auch alle anderen Kosten können hier mit Belegen geltend gemacht werden: Porto, kostenpfl. Formulare

Ohne Widerspruch des Schuldners geht es also weiter bei Punkt 11.

10.2 Gerichtsverfahren

Der Schuldner hat Widerspruch eingelegt. Sofern dieser Widerspruch eine Begründung enthält, werden sie ggf. nun noch vom Prozessgericht aufgefordert, hierauf zu erwidern.

In dem Fall erhalten sie eine Kopie des Widerspruchs. Gehen sie diesen Punkt für Punkt durch und entkräften sie die dort aufgeführten Behauptungen mit Richtigstellungen, Belegen oder mit Verweis auf bereits früher eingereichte Belege.

Nun kann es noch eine ganze Weile dauern, aber schließlich werden sie vorgeladen werden. Da wir aber bis hierhin alles so schön richtig gemacht haben, wird das Gericht für sie Recht sprechen und sie erhalten: Die Vollstreckbare Ausfertigung eines Versäumnisurteils.

 11. Vollstreckungsantrag

(Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses)

Sie besitzen die vollstreckbare Ausfertigung des Versäumnisurteils und können hiermit einen Gerichtsvollzieher beauftragen, die Schuld einzutreiben

1. den zuständigen GV (Gerichtsvollzieher) bei dem AG des Beklagten erfragen und diesen kontaktieren (Gerichtsvollzieher-Verteilerstelle des zust. AG)
2. Der GV wird sie auffordern, ihn schriftlich zur Zwangsvollstreckung zu beauftragen. Mittlerweile scheinen die meisten GV dazu das Ausfüllen entsprechender Formblätter zu verlangen, die leider sehr komplex sind und die Bürokratie unnötig weiter erhöhen. Klären Sie, ob dies der Fall ist. Die entsprechenden Formulare erhalten Sie direkt HIER oder falls der link sich geändert haben sollte unter justiz.de im Bereich Formulare.
   Anlage: Versäumnisurteil, vollstreckbare Ausführung im Original

• Das Versäumnisurteil ist somit weg deshalb: Unbedingt kopieren/einscannen/fotografieren
• vorher kann es ratsam sein, sich über ein mögl. Insolvenzverfahren zu informieren
• Kraft des vorh. Vollstreckungstitels kann man beim zust. Insolvenzgericht diese Information einholen
• Internet: www.insolvenzbekanntmachung.de
• Bei Insolvenz: es geht weiter zum Insolvenzverwalter
• Grundsätzlich: Der GV weiß u.U. schon einiges über den Schuldner und kann einem Rat geben, welcher Schritt nun am sinnvollsten ist (Das gehört allerdings nicht zum Aufgabengebiet des GV. Wie behilflich er ihnen also ist, liegt einerseits an Ihnen und andererseits an Laune, Charakter und Belastung des GV)
• Das Versäumnisurteil ist nun fort (Sie bekommen es später wieder)

12. Vollstreckung

Wenn Sie bis hierhin gekommen sind bzw. es bis hierhin kommen musste, hoffe ich, dass der Gerichtsvollzieher in Ihrem Sinne erfolgreich war und das Geld oder wenigstens einen Teil davon für Sie eintreiben konnte. Falls nicht, so können Sie es jederzeit wieder versuchen – in einem Jahr, in drei Jahren, in fünf… Ihr Titel bleibt bis zu 30 Jahre bestehen, wenn ich da richtig informiert bin.

Möglicherweise ist Ihr Schuldner aber auch in die Insolvenz gegangen. Auch das ist mir selbst schon passiert. In diesem Fall hatte ich die Sache aber dann zu den Akten gelegt, denn wenn sich bei dem Insolvenzverwalter Gläubiger inkl. Anwälten anstellen, die das Zehnfache Ihrer Forderungen offen haben und dann vielleicht auch noch ein Kreditinstitut sind, schätze ich die Chancen gering ein, hier noch etwas vom Kuchen abzubekommen. In dem Fall kann ich hier also nicht weiterhelfen. Im Prinzip verhält es sich aber so, dass der Insolvenzverwalter Sie anschreiben wird und Ihnen durch Papier- oder Online-Formulare die Möglichkeit geben wird, Ihre Forderungen darzulegen.

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